كل بضعة أسابيع، تجلس وزارة أو بنك أو جامعة أمام فريقنا وتطرح صيغة من الأسئلة نفسها. لا تسأل عن الميزات، بل تسأل ما إذا كان نظام مراسلات وأرشفة إلكتروني سينجو من الاحتكاك بكيفية عمل المؤسسة فعلا.
بعد 25 عاما وتطبيقات عبر جهات حكومية ومؤسسات قطاع خاص في مصر والسعودية، نعرف هذه الأسئلة جيدا. وفيما يلي أكثرها ورودا، مجابة بوضوح.
لا تبدأ بقائمة ميزات. ابدأ بثلاث عمليات مستندية تؤخر فرقك اليوم، وسنريك كيف تبدو حين تصير قابلة للتتبع من الوصول إلى الأرشيف.
ارسم عملياتككيف يتعامل نظام إدارة المراسلات مع المستندات الورقية؟
"نستقبل آلاف الخطابات على الورق. ماذا يحدث لها؟" تسجل وتمسح ويخصص لها رقم لحظة وصولها.
حين تدخل المراسلة مؤسسة تشغل نظام CMS لدينا، ينشئ النظام رقم مراسلة موحدا لها. ويمكن طباعة ذلك الرقم باركودا، فيستطيع أي موظف بقارئ استدعاء البيانات الكاملة والمرفقات والمسار الكامل الذي سلكه الخطاب منذ تسجيله.
والمسح نفسه مبني للكم. فأداة المسح المدمجة تدعم المسح على الوجهين والتغذية التلقائية، وتتعامل مع كميات كبيرة من الورق في وقت قصير، وتحفظ المخرجات بصيغ منها PDF وTIFF وJPEG وPNG، بما فيها ملفات متعددة الصفحات. الورق لا يبطئ النظام. النظام يستوعب الورق.
أحضر أكثر مسار مراسلات ورقية ازدحاما لديك. CMS يحول الوصول والمسح والترقيم والتوجيه ومواعيد الرد إلى مسار واحد محكوم.
شاهد CMS عملياكيف نعرف أن خطابا لن يجلس دون رد في بريد أحدهم؟
لأن النظام لن يدعه يجلس.
كل مراسلة واردة يمكن أن تحمل تاريخ رد مطلوب. ومع اقتراب ذلك التاريخ، يتغير لون المراسلة داخل بريد الموظف، تنبيها مبكرا أولا ثم عاجلا. وتعلم المراسلات غير المقروءة. وتبين العدادات إلى جانب كل صندوق كم بندا لم يتخذ بشأنه إجراء. ويستطيع المديرون البحث في كل المراسلات الموجهة إلى إدارتهم وإداراتها الفرعية، ومتابعة الإجراءات على كل بند، ورؤية كم احتفظ به كل مستلم.
المدير لا يحتاج أن يسأل "أين الرد على خطاب الوزارة؟". الإجابة على الشاشة، بالأسماء والأختام الزمنية.
ماذا يحدث حين يغيب الموظف المسؤول؟
ينتقل العمل إلى غيره، دون فقد شيء.
المراسلة المسودة التي كان يعدها موظف غائب يمكن للمدير تحويلها إلى موظف آخر يكمل العمل تماما من حيث توقف. والمراسلات في البريد العام يمكن توزيعها أو تخصيصها لأي موظف في الإدارة. تبقى المؤسسة متحركة حتى في غياب الأفراد.
بمجرد إغلاق معاملة، إلى أين تذهب؟
هنا تنتهي إدارة المراسلات وتبدأ الأرشفة، وهو السؤال الأهم للمدى الطويل.
المراسلة المغلقة لا تختفي في قرص مشترك. فكل إدارة تستطيع إنشاء ملفات أرشيفية بتصنيف كامل: أرقام ملفات فنية وإدارية، وتصنيفات رئيسية وفرعية، بل والموقع المادي للتخزين حتى رقم الغرفة والدولاب والرف للمؤسسات التي لا تزال تحتفظ بأصول ورقية. وتربط المراسلة بملفها الأرشيفي، فيبقى السجل وتاريخه معا.
وللأرشفة على مستوى المؤسسة، تتولى منصتا ELArchive ورقمنة الأرشيف الورقي لدينا. تمسح المستندات، وتفهرس مقابل حقول محددة لكل نوع مستند، وتمر بمرحلة ضبط جودة، وتخزن في أرشيف منظم قابل للبحث.
اللحظة الخطرة تبدأ بعد إرسال الرد. ELArchive يحفظ السجل المغلق مصنفا ومدققا ومقيدا بالصلاحيات وقابلا للاسترجاع بعد توقف المراسلة عن الحركة.
استكشف ELArchiveكم يمكن أن يكون استرجاع مستند مؤرشف سريعا؟
"هل سنجد مستندا فعلا بعد خمس سنوات؟" نعم، وبأكثر من مسار.
تقدم ELArchive أربعة أساليب بحث مستقلة: بفهارس المستندات، وبفهارس الملفات، وبباركود المستند، وبباركود الملف. وتضيف رقمنة الأرشيف الورقي البحث الدقيق والتقريبي عبر أي حقل أرشيفي أو مجموعة حقول، ما يفيد حين لا يكون الباحث متيقنا من الصياغة الدقيقة. ويستطيع عدة موظفين عرض المستند نفسه في وقت واحد، وهو ما لا يقدمه أرشيف ورقي قط.
من يتحكم في الوصول إلى المراسلات والسجلات المؤرشفة؟
"من يرى ماذا؟" أنت تقرر، عند كل مستوى.
الوصول محكوم بالإدارات والمجموعات والصلاحيات الفردية. المستخدمون يرون فقط المستندات التي تخص إدارتهم. والمسؤولون يقررون من يعرض أو يرفع أو ينزل أو يطبع أو يحرر. وتذهب رقمنة الأرشيف الورقي أبعد بمستويات سرية متمايزة، فيمكن إخفاء أجزاء كاملة من الأرشيف عن مستخدمين بلا التصريح المطلوب. وفي CMS، يمكن منع تنزيل المرفقات أو طباعتها لمستخدمين بعينهم، والوصول إلى مراسلة مقصور على الموظفين المشاركين فيها.
وتوثق المنصتان أيضا مقابل Active Directory، فتتبع إدارة المستخدمين نظام الهوية الذي يشغله فريق تقنيتك بالفعل.
كيف نتحقق من جودة ما مسح؟
عبر مرحلة ضبط جودة مخصصة، لا عبر الأمل.
في ELArchive، تتيح وحدة ضبط الجودة لأعضاء فريق الجودة، أو لمراجعي العميل أنفسهم، اعتماد كل مستند ممسوح ومفهرس أو رفضه. وتحمل المرفوضات أسبابا مسجلة، سواء تعلقت بالمسح أو الفهرسة أو ملف خطأ، وتعود إلى فريق المسح أو الفهرسة للتصحيح. والمستندات المعتمدة تقفل ضد التحرير اللاحق. وتطبق رقمنة الأرشيف الورقي فحوص جودة على أعداد الصفحات وجودة المسح واكتمال بيانات الأرشيف ودقتها. وتعاد المستندات المرفوضة للمعالجة بدل دخول الأرشيف دون فحص.
المسح لا يصير سجلا حتى تستطيع إثبات اكتماله. رقمنة الأرشيف الورقي تبني عد الصفحات وفحص الفهارس وأسباب الرفض ودورات التصحيح داخل المشروع نفسه.
شاهد خدمة الرقمنةهل يحل نظام الأرشفة محل برمجياتك القائمة؟
"هل علينا استبدال ما نشغله بالفعل؟" لا. فهذه المنصات مبنية لتجلس إلى جانب ما لديك.
CMS يتكامل مع أنظمة إدارة المحتوى، ومنها IBM FileNet وMicrosoft SharePoint وOracle ECM. وتصدر رقمنة الأرشيف الورقي البيانات والصور بصيغة XML قياسية، فتنتقل السجلات إلى أي نظام أرشفة قياسي إن احتجت يوما. ويعمل المستخدمون عبر متصفح ويب دون تثبيت برامج خاصة. ورقمنة الأرشيف الورقي أيضا حل جاهز تملكه IT-Blocks بالكامل، ما يعني أنه ينشر دون وقت تطوير ويمكن مع ذلك تكييفه على متطلبات العميل لأننا نملك الشيفرة.
السؤال خلف كل الأسئلة
ما تسأله المؤسسات فعلا هو: هل نستطيع أن نأتمن نظاما إلكترونيا على سجلنا الرسمي؟ بعد أكثر من عقدين من تشغيل هذه المنصات داخل وزارات وبنوك ومؤسسات عبر مصر والسعودية، الإجابة التي نقدمها ليست وعدا، بل سجل أداء.
إن كانت بعض هذه الأسئلة أسئلتك، فأرسل إلينا عمليات المستندات الثلاث التي تسبب لفرقك أكبر تأخير. سنريك، على أمثلتك أنت، كيف ستعمل على CMS وELArchive ورقمنة الأرشيف الورقي.
الأسئلة الشائعة
كيف يتعامل نظام إدارة المراسلات مع المستندات الورقية؟
تسجل وتمسح ويخصص لها رقم مراسلة موحد لحظة وصولها، مع باركود لاستدعاء البيانات والمرفقات والمسار.
كيف يمنع النظام بقاء خطاب دون رد؟
تواريخ الرد المطلوبة والتنبيهات الملونة وعلامات غير المقروء والعدادات وتقارير المديرين تبقي البنود المعلقة ظاهرة.
إلى أين تذهب المعاملة بعد إغلاقها؟
ترتبط بملف أرشيفي مصنف، ثم تتولى ELArchive ورقمنة الأرشيف الورقي الفهرسة وضبط الجودة والحفظ القابل للبحث.
من يتحكم في الوصول إلى السجلات؟
تحدد الإدارات والمجموعات وصلاحيات المستخدمين الوصول، وتبقى الهوية مرتبطة بـ Active Directory.
هل يحل النظام محل البرمجيات القائمة؟
لا. يتكامل CMS مع IBM FileNet وMicrosoft SharePoint وOracle ECM، وتصدر رقمنة الأرشيف الورقي البيانات بصيغة XML قياسية.