يقوم نظام CEMS بإدارة مشاريع ومراكز التعليم والتدريب باختلاف أماكنها عن طريق الإنترنت مما يسمح لجميع المشاركين في المشروع بالدخول إلي النظام والوصول للبيانات اللازمة. النظام يتميز بالسهولة والمرونة من حيث ادارة المستخدمين ويسمح النظام بخمس أنواع من المستخدمين:
هو الشخص المسئول عن اضافة وتعديل ومتابعة البيانات الأساسية وإدارة المستخدمين داخل النظام.
هو الشخص المسئول عن مشروع التدريب/التعليم وهو المسئول عن ادخال بيانات المشروع من خلال قوائم الإختيارات الموضوعة من قبل مدير النظام. وهو أيضا المسئول عن متابعة التدريب أو العملية التعليمية داخل المشروع المسند اليه، ويساعده النظام على أعمال المتابعة من خلال مجموعة من التقارير والإحصائيات.
مدير الموقع التدريبي أو المركز التعليمي هو المدير الفعلي على الأرض ومن مهامه تحديد بيانات الموقع/المركز ومواعيد التدريب والحصص التعليمية وما إلي ذلك من مهام إدارية أخرى مثل ادارة المدربين/المعلمين وادارة المتدربين/الطلاب. ويقوم مدير الموقع بإدخال ومتابعة جميع البيانات المتعلقة بالتدريب داخل الموقع المسند إليه إلى جانب الإهتمام بشكاوى المتدربين والطلاب في حين وجودها.
يقوم المعلم/المدرب بإدخال نتائج الطلاب/المتدربين إلي جانب بيانات الغياب والحضور. يستطيع المدرب/المعلم متابعة مواعيد محاضراته والإطلاع أيضا على التقييم الشخصي له الذي تم إدخاله عن طريق طلابه.
يسمح النظام للمتدربين والطلاب بالدخول للإطلاع على مواعيد وجداول التدريب بالإضافة إلي إمكانية معرفة نتائج ودرجات الإمتحانات من خلال النظام. يسمح النظام لهم أيضا بتقييم التدريب وإرسال شكاوى لمدير المركز/الموقع.
وقد تم اختيار نظام CEMS لإدارة المؤسسات التعليمية من قبل العديد من المؤسسات لإدارة برامجهم التدريبية ومنهم:
- شركة IBM
- شركة Fujitsu
- المجلس الأعلي للجامعات المصرية