مشكلة القنوات الخفية: لماذا يدير موظفوك العمليات على واتساب

في مكان ما داخل مؤسستك مجموعة محادثة لم يعتمدها أحد في تقنية المعلومات.

اسمها شيء من نوع "فريق العمليات" أو "مديرو الفروع". وبداخلها: جداول المناوبات، وشكوى عميل، وصورة مستند موقع، ورسالة واحدة على الأقل تبدأ بـ "لا تكتب هذا في أي مكان آخر". إنها تعمل. وتلك هي المشكلة.

القنوات الخفية ليست إخفاق انضباط، بل إخفاق إمداد. فحين تكون القناة الرسمية سلسلة بريد تستغرق ست ساعات لتبلغ فنيا ميدانيا، يلتف الناس حولها. يختارون الأداة التي تبلغ الجميع في تسع ثوان ويستأذنون لاحقا. لم ينشر أحد منصة تواصل داخلي آمنة، فنشر الموظفون واحدة بأنفسهم. وقد تصادف أنها ملك لشركة ميتا.

الحظر هنا بالفعل

هذه ليست مخاطرة افتراضية نمذجها أحدهم في عرض شرائح، بل نمط موثق في هذه المنطقة.

في يناير 2021، أفادت جريدة المال بأن هيئة قناة السويس عممت خطابا على جميع إداراتها يحظر استخدام واتساب لتبادل المعلومات داخل الهيئة. وبعد شهر، أفاد موقع اليوم السابع بأن وزارة السياحة والآثار منعت نقل بيانات العمل والخطط التشغيلية عبر قنوات التواصل الاجتماعي، مستندة إلى سرية البيانات والأمن القومي المصري.

اقرأهما معا يتضح الاتجاه. الجهة الرقابية لا تنتظرك لتكتب سياسة، بل تكتب واحدة لك.

قبل أن تكمل، افتح تطبيق المراسلة على هاتفك وانظر في آخر خمس محادثات عمل فيه. عد كم منها يحوي مستندا، أو اسم عميل، أو قرارا لم يسجل قط في أي مكان آخر. ذلك الرقم هو حجم انكشافك.

لقد عددت الخطر للتو. لا تتركه قلقا شخصيا. أرسل لنا الرقم وسنحوله إلى تدقيق عملي للقنوات الخفية يستطيع مدير المعلومات التصرف بناء عليه.

اطلب التدقيق

ما الذي تسلمه فعلا

الجزء المزعج ليس أن الموظفين يستخدمون واتساب، بل ما لا يستطيع واتساب بنيويا أن يمنحك إياه، مهما صغت سياسة الاستخدام المقبول بعناية.

الهوية رقم هاتف. المستخدم هو شريحة اتصاله الشخصية. لا شيء يتكامل مع Active Directory، فلا رابط موثوق بين الشخص في المحادثة والشخص في نظام مواردك البشرية. غير رقمك تصر شخصا جديدا. اترك الشركة تبق في المجموعة.

ملفاتك على خوادم غيرك. التشفير أثناء النقل حقيقي، لكن البيانات غادرت سيطرتك ومحيطك الأمني معها. والبيانات الوصفية تذهب إلى الشركة الأم. وإن كانت عليك التزامات بموطن البيانات، فتلك الجملة هي المحادثة كلها.

المرفقات قابلة للتنزيل دائما. يقضي موظف ثلاث سنوات ينزل العقود وجداول الأسعار وصور المواقع على هاتف شخصي. وفي يومه الأخير، تستلم بطاقته وحاسوبه المحمول. لا تستلم هاتفه. فكل ملف نزله يوما لا يزال ملكه، ولا سبيل لك إلى إلغاء واحد منها.

لقطات الشاشة بلا قيد وبلا تسجيل. لا علامة مائية. لا شيء يتصل بتقويمك. أي من هذه يمكن تحمله وحده. ومعا تصف مؤسسة أسندت أكثر مراسلاتها الداخلية حساسية إلى منصة استهلاكية ولم تحتفظ بأي سيطرة.

إذا كانت قناتك الحالية لا تستطيع إلغاء ملف بعد استقالة موظف، فهي ليست قناة مؤسسية. تواصل يبقي الهوية والملفات واللقطات والعلامات المائية والنشر تحت سيطرة المؤسسة.

استكشف تواصل

ما الذي يجب أن تفعله منصة تواصل داخلي آمنة

الغريزة أن تحظر الأداة. والحظر لا يفلح، لأنه لا يصلح إخفاق الإمداد. ذهب الموظفون إلى واتساب لأنه فوري وشامل ويبلغ الشخص الذي يحمل هاتفه في مستودع. انزعه دون أن تستبدل بالقدرة قدرة، تجد قناة خفية جديدة بحلول الخميس.

البديل عليه أن يضاهي الراحة ويقلب نموذج السيطرة. وقد بني تواصل على هذه المواصفة بالضبط.

الهوية تأتي من دليلك، لا من شريحة اتصال. يسجل المستخدمون الدخول ببيانات اعتماد مؤسسية أو مسمى وظيفي. والمنصة تتكامل مع Active Directory، فأنت تقرر من المستخدم ومتى يكف عن كونه مستخدما.

الملفات تبقى على بنيتك التحتية. يطبق تواصل داخل المؤسسة أو على السحابة، ويعمل عبر الإنترنت وعبر شبكة محلية بحتة. والمحادثات مشفرة من طرف إلى طرف، أثناء النقل وعند السكون في قاعدة البيانات. فيكف موطن البيانات عن كونه حجة امتثال ويصير حقيقة معمارية.

الوصول إلى المرفقات يمنح ويلغى. تنزيل مرفق يتطلب إذنا مسبقا، وحين يغادر موظف يلغى وصوله إلى الملفات. لقطات الشاشة قرار إداري. المستندات السرية تضع علامتها المائية بنفسها. ودعوات الاجتماعات تزامن مع تقويم المستخدم بدل إعادة كتابتها.

والمراسلة نفسها ليست تنازلا: محادثات فردية وجماعية، ونصوص، ورسائل صوتية، وصور، ومستندات، وتفاعلات، وحذف وإحالة بتحكم كامل، وقبول دعوات، ومجموعات يقتصر الإرسال فيها على المسؤولين، ومكالمات فردية، وبحث داخل المحادثة، وإعدادات إشعار، وحظر، وعرض وسائط لكل سلسلة.

أبعد من المراسلة: القناة الداخلية الكاملة

المحادثات تحل المكالمة الخاصة. لكنها لا تحل الإعلان، وتكتشف معظم المؤسسات هذا لحظة الانتقال.

وحدة شاوتس في تواصل تتولى البث: أخبار الإدارة وتكريماتها، والتحديثات المجتمعية والاجتماعية، وأخبار المنضمين الجدد والتدريب، والاستبيانات، والاستطلاعات، وتنبيهات الأزمات. تستهدف بالوحدة، أو المجموعة، أو فرد بعينه، وتصل الرسالة فورا بإشعار فوري. ويعلق المستلمون، أو يعجبون، أو يشاركون، أو يرسلون تعليقا خاصا إلى الإدارة، وتقرر اللوحة المشاهدات والإعجابات والتعليقات والمشاركات لكل رسالة كي ترى ما وصل فعلا.

وحولها يجلس موجز المجتمع والمكتبة والفعاليات وإدارة التذاكر والتتبع لرؤية الفرق الميدانية ومواقعها في الوقت الحقيقي. ويتيح لك الإعداد أن تعيد بناء هيكلك وحدات ومجموعات، وأن تضيف الأعضاء فرادى أو جملة عبر Excel أو عبر Active Directory، وأن ترصد حالة التثبيت والدخول لكل عضو. ولون مؤسستك وخطها وشعارها عليها.

منصة واحدة، داخل محيطك.

لا تنتقل بمذكرة حظر فقط. أحضر هيكلك التنظيمي وسنريك كيف تقوم وحداتك ومجموعاتك وبثك وصلاحياتك داخل تواصل.

احجز جولة الانتقال

الأسئلة الشائعة

السؤال الجدير بالطرح

ليس "هل واتساب آمن بما يكفي". فهيئة قناة السويس ووزارة السياحة أجابتا عن ذلك بالفعل، وكانت الإجابة لا.

السؤال هو: حين يبلغ الحظر قطاعك، إلى ماذا ستنتقل، وكم سيستغرق ذلك؟

المؤسسات التي تحسم هذا سلفا تنتقل مرة واحدة، بروية، ببنية سليمة وخطة تواصل. والتي تحسمه على عجل ترسل مذكرة تحظر واتساب، وتشاهد الحركة تنتقل إلى تيليجرام، وتكرر التمرين كله بعد عام.

التطبيق المؤسسيتواصلتطبيق للتواصل الداخلي والتفاعل، للمحادثات والبث والملفات والفعاليات والتتبع ورؤية الفرق الميدانية.